El pasado 21 de febrero se clausuró en Madrid la tercera edición del Congreso CNIS, de Interoperabilidad y Seguridad, en la que se dieron cita los responsables de tecnologías, archivos, administración electrónica y modernización provenientes de gran cantidad de instituciones públicas para compartir experiencias en materia relacionada con la interoperabilidad de los servicios de administración electrónica.

Anteriormente, os recomendábamos una serie de ponencias que nos parecían interesantes. Pues bien, hoy, tras haberlas presenciado, os traemos una de ellas que nos cuenta cómo la gestión documental supone un camino sencillo para cumplir el ENI.

Esperamos que os guste.

En la parte superior de la infografía podéis ver como si fuese una especie de carrera de fondo la cronología del ENI en España, que inicia con la Ley 11 y termina el año que viene con el plazo máximo para la adecuación al ENI.

Después de la cronología, podéis ver una especie de parchis que muestra -creo que también en orden cronológico- las NTI (Normas Técnicas de Interoperabilidad) españolas.

El apartado contexto también nos muestra datos interesantes a nivel de la UE. Según la infografía, hay 12 países de la UE que no cuentan con ningún NIF (National Interoperability Framework).

Este mismo apartado también contempla el avance del e-gobierno, que está muy ligado a la interoperabilidad. Según la infografía España está en el puesto 23 en este sentido a nivel mundial.

Infografia Esquema Nacional de Interoperabilidad

Este año el congreso cobra más protagonismo que nunca, pues nos encontramos a menos de un año de la fecha límite en la que todas las administraciones públicas estarán obligadas a adecuarse a las Normas Técnicas de Interoperabilidad (Enero 2014).

Asistir al CNIS es una buena oportunidad para darse cuenta del estado actual de la administración en España y los avances en materia de interoperabilidad y seguridad en las AAPP. El programa del evento lo podéis ver aquí.

Ponencias interesantes:

• El coloquio  “Interoperabilidad en Tributos. El Reto de la Evolución”
• “Ranking de transparencia” (de importancia capital en los tiempos que corren)
• “La Gestión Documental, el camino más fácil para cumplir el ENI”
• “Gestión de las Comunicaciones Internas” un ejemplo interesantísimo en la Diputación de Málaga que tiene una aplicación en la que se integra la firma digital para la gestión de los comunicados internos y con los ayuntamientos cobijados por la entidad.

Esperamos que podáis acudir y aprender mucho este año.

En España y concretamente en lo relativo a los organismos públicos, observamos que cuando se habla de los Derechos de los ciudadanos en el Artículo 6 de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en el apartado k) se otorga plena libertad a la forma en la que éstos pueden relacionarse con la administración. Sin embargo, en la práctica sabemos que no siempre es así o que no todo está ya hecho. Algunas instituciones, como la del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, comienzan a tener usuario propio de Twitter a través de los cuales difunden noticias y otra información útil, como ofertas de empleo, etc… En el caso de la policía como institución pública encargada de velar por el orden es posible incluso la presentación de denuncias a través de Twitter y Facebook.

En la interacción a través de las redes sociales entre las instituciones y administraciones públicas y el ciudadano es primordial la bidireccionalidad en la comunicación, como señala Rafael Chamorro creador de Sociedad en red. Es decir, el ciudadano tiene que poder manifestarse y disfrutar de ciertos servicios a través del medio que considere oportuno, pero la verdadera utilidad de las redes no será evidenciada si sus requerimientos no encuentran respuesta. Rafael Chamorro destaca el Twitter de La Moncloa (@desdelamoncloa) precisamente como usuario bien gestionado en su momento, que no deja en el aire o sin contestación cuestiones pendientes.

Si evaluamos un nivel intermedio, entre corporativo y personal, para el personal trabajando en las administraciones públicas, podemos reseñar hitos notables dentro de las RRSS como la creación de GOBLOnet, red social que supone la conexión entre gobiernos locales y a través de la que puede interaccionar todo el personal interesado en la administración local (funcionarios, empleados en general, alcaldes concejales, proveedores, consultores, estudiantes, etc…).

Son muchas aún las cosas por hacer, pero quizás una de las más prioritarias es establecer una serie de normas. Viendo que el uso de las redes no es para nada residual dentro de las instituciones públicas, quizás cierta legislación (exenta a ser posible de cualquier sesgo político o ideológico) ayude a un crecimiento sostenible y saludable. De las consecuencias de no tenerla hablaremos en próximos posts.

Son pocos los concursos (en nuestro caso tan sólo nos hemos presentado a uno) en los que el procedimiento de participación sea exclusivamente electrónico. Es un caso distinto al de, por ejemplo, las convocatorias para plazas en la función pública, que para la mayor parte de las instituciones ya sí que se pueden tramitar por vía electrónica. La norma considera que la presentación de documentos electrónicos en el Registro Telemático General tendrá idénticos efectos que la efectuada por los demás medios admitidos por la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Sin embargo, en la mayor parte de los concursos de proyectos esto no se plantea como opción.

Hemos hecho una batida para comprobar qué instituciones públicas tienen registros electrónicos y por tanto, desde el punto de vista fáctico en cuáles sería posible presentar documentaciones de convocatorias a través de ellos. Por ejemplo, el Ministerio de Defensa a través del Centro Nacional de Inteligencia (CNI), el de Sanidad y Consumo (y muchas de las instituciones dependientes de él) y cómo no, el de Economía y Hacienda, que es uno de los más y mejor adaptados a las nuevas tecnologías.

Aún queda mucho para hablar de una auténtica adopción de la administración electrónica en muchos ámbitos pero como venimos siempre reflejando, los medios y las posibilidades están ahí. Falta quizás formación y en algunos casos voluntad.

Tanto una como otra de las iniciativas mencionadas son dignas de elogio, pues a buen seguro repercutirán en una mayor y mejor implantación y conocimiento de la “inteligencia” en el día a día del ciudadano. Por ejemplo, RECI ha puesto en marcha diversos grupos de trabajo a través de los cuales se desarrollarán proyectos siempre enfocados en la interoperabilidad y estandarización para que sean asumibles por el mayor número de ciudades. Un aspecto también de importancia a tener en cuenta es el relativo a la reutilización de datos públicos propulsado por el movimiento Open data, que ya abordamos anteriormente en este mismo blog.

En el caso de eSMARTcity.es también incluye en su contenido diversas temáticas (Smart Grids, eAdministración, Smart Agua, Seguridad Ciudadana, eSalud, Smart Ciudadanos, Movilidad Sostenible, Telecomunicaciones, Street Lighting, Redes de Automatización y Control, Smart Buildings, etc…) así como un cronograma de eventos relacionados donde compartir experiencias y programas o simplemente conocer más a fondo de qué va esto de las ciudades inteligentes.

No ser “inteligente” ya no sólo es cuestión de virtudes personales, sino también ciudadanas y a la vista está que iniciativas, grupos y ejemplos no faltan.

Hace un tiempo encontramos un interesante Manual Práctico de Supervivencia en la Administración Electrónic@ realizado por Alberto López Tallón en 2010, que desentrañaba muchos de los secretos que la eAdministración pueda llevar aparejados y sobre el que ya hablamos en un post anterior. Hoy nos gustaría hacer un repaso de los cursos puestos en marcha por el Plan de Formación en Administración Electrónica 2012. El Instituto Nacional de Administración Pública (INAP) a través del mencionado plan formativo se conciencia de que la tarea de poner en marcha una serie de mecanismos electrónicos en las organizaciones y administraciones públicas no es baladí y que requiere un cierto aprendizaje. Así, entre los cursos ofertados encontramos relacionados con nóminas, con aplicaciones concretas como Adobe Flash Player, con creación de bases de datos en MS Access, con servicios ofertados por la red SARA o con la gestión de documentos electrónicos. Otros cursos son algo más técnicos y específicos y están enfocados al empleo de Linux como sistema operativo, a la implantación del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) o a la verificación de datos.

Una cuestión aparte que no podemos pasar por alto, concierne a la seguridad en el entramado de la administración electrónica. Son también variadas las acciones formativas relacionadas con la materia, las cuales van desde la mera enseñanza de precauciones a tener en cuenta por el usuario Windows al conocimiento exhaustivo sobre cómo realizar inspecciones de seguridad rutinarias.

Si la adopción de mecanismos electrónicos no está más extendida podemos decir que no es por falta de oferta formativa o voluntad desde los estamentos públicos de que la implantación se haga con conocimiento. Sería interesante, no obstante, recoger la opinión de aquéllos que están trabajando en administración pública sobre el acceso real, el funcionamiento y aprovechamiento de los cursos puestos en marcha.

CSAE, CMAEs, DGMAPIAE, Comité Sectorial AE son los acrónimos de Consejo Superior de Administración Electrónica, Comisiones Ministeriales de Administración Electrónica, Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica y Comité Sectorial de Administración Electrónica, respectivamente. Primeramente, encontramos diferencias entre ellas en cuanto a entidad jerarca. El CSAE, la DGMAPIAE y el Comité Sectorial AE se adscriben o dependen en última instancia del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas (AAPP). Por su parte, las CMAEs coordinan cada departamento en materia de tecnologías de la información y de Administración electrónica, rigiéndose en consecuencia por normativas diferentes, según se trate del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación, del Ministerio de Defensa o del propio de Hacienda y AAPP, etc…

Empezando por lo más fácil de exponer quizás en cuanto a funciones vinculadas, el Comité Sectorial AE “vela por el cumplimiento de los fines y principios de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos”. Para ello hace especial hincapié en la armonización o interoperabilidad tecnológica de los sistemas, pues sólo así será realmente factible el intercambio de información entre Administraciones públicas. Este comité está integrado por varios grupos de trabajo, entre los que destacamos la Red SARA o el Observatorio Administración Electrónica (OBSAE).

Por su parte, las CMAEs elaboran y coordinan en líneas generales todas las estrategias departamentales de acuerdo a los procedimientos y normativas de los distintos órganos y organismos públicos afectados, siempre de acuerdo a lo propuesto primeramente por el Pleno del Consejo Superior de Administración Electrónica.

¿En qué se diferencian el CSAE y la DGMAPIAE? Cuando se leen detenidamente las funciones de uno y otro, se observa que el CSAE es más un órgano director o coordinador, mientras que la DGMAPIAE se podría catalogar más como una entidad ejecutora.

En principio, respondiendo a la pregunta que da título al post, parece que cada uno de estos organismos cumple su función, no solapándose con la de los otros, aunque por supuesto interaccionando entre sí. Una buena organización es básica para el éxito de la administración electrónica, por lo cual confiemos en que pronto la transición a ésta no sea ya noticia, por ser un hecho generalizado.

Fotografía de la fachada del Banco de España

Como se recoge en un monográfico sobre Administración electrónica y Ciudadanos, la banca online comenzó incluso antes de que se empezara a hablar en propiedad de la primera. Estos primeros pasos se construyeron tomando como base las tarjetas de pago y los servicios de cajeros automáticos y aunque hoy son asumidos como un acto cotidiano, transcurrió un cierto tiempo hasta convertirse en algo natural. A ello contribuyeron medidas promocionales que pueden considerarse de doble filo. Así, por ejemplo, se eliminaron comisiones y se otorgaron beneficios si se prescindía de trámites físicos y se optaba por los virtuales. Pero esta práctica iba mermando o penalizaba cada vez más la posibilidad del ciudadano de usar en algunos casos –no siempre- los medios tradicionales si lo prefería, tal y como recoge la ley 11/2007. Esta ley contempla el derecho a la utilización de medios electrónicos para acceder a las administraciones públicas sin por ello menoscabar el derecho a disfrutar, bajo mi punto de vista en igualdad de condiciones, de esos otros medios clásicos.

El Banco de España se suma a los sectores que se incorporan al entorno virtual y ofrecen una serie de servicios al ciudadano también por medios electrónicos. A través de su Oficina Virtual encontramos posibilidad para realizar trámites no sólo nosotros como ciudadanos, sino también las empresas, las administraciones e instituciones financieras. Entre las acciones que podemos realizar (como usuarios) está la consulta de servicios financieros en materia de normativa de transparencia y protección de clientes. Sin embargo, y a la vista de los desmanes que de forma prácticamente diaria conocemos sobre las entidades financieras, quizás no son suficientes los datos que sobre la primera de las cuestiones, la transparencia, los ciudadanos podemos recabar a través de este portal electrónico.

Sintetizando podríamos decir que aspectos relacionados con los trámites bancarios más usuales presentan un ya amplio rodaje de vida electrónica y en general están bien gestionados. En otros aspectos aún hay que mejorar; así algunas entidades gravan de distinta forma un mismo trámite según se haga de forma física o a través de internet (por ejemplo, conocemos bancos en los que una transferencia entre entidades distintas es gratuita vía online y sin embargo, tiene una pequeña comisión si se hace en ventanilla). El ciudadano tiene el derecho a elegir el medio por el que ejercitar un servicio bancario y en nuestra opinión, ambas opciones deberían ser igualitarias.

Estos datos expuestos en el párrafo anterior, no dejaban lugar a dudas. La DGT precisaba de un sistema de captura de documentos y gestión documental. Recientemente, Athento y Nuxeo han sido elegidos por la Dirección General de Tráfico mediante concurso para implantar un sistema de gestión documental que soportará más de 150 millones de documentos y expedientes, y permitirá un ahorro de más de un millón de euros al año. La vigencia del proyecto abarca dos años, 2012 y 2013.

Con este sistema de gestión documental, se plantea como objetivo principal la modernización, efectividad y mejora de los procesos de gestión documental, así como el cumplimiento de las normas técnicas de interoperabilidad al amparo de la ley 11/2007, el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y la normativa sobre eliminación y conservación de documentos de la DGT.

La DGT ha sido siempre una de las administraciones públicas más proactivas en cuanto a la puesta en funcionamiento de nuevas tecnologías y de una verdadera administración electrónica o e-Administración. Por ejemplo, el pago electrónico de sanciones y tasas, la matriculación on-line de vehículos, el Tablón Edictal de Sanciones de Tráfico (TESTRA) o la notificación electrónica a través de la Dirección Electrónica Vial. Estos trámites generan cantidades significativas de documentación digital, lo que justifica la necesidad de una tecnología capaz de gestionar todos esos documentos y proporcionar cierto valor añadido, como una búsqueda, edición y colaboración eficiente sobre su base documental. En la siguiente figura se esquematiza la arquitectura de la solución que Athento y Nuxeo implantarán en la DGT.

El uso de Athento para la gestión de la interoperabilidad fluidifica las comunicaciones mediante la implementación de conectores como el estándar CMIS (Content Management Interoperability Services), o como el propio conector para la gestión de firma electrónica.

Entre las labores que la solución elegida realizará, están las tareas de etiquetado, clasificación e incluso reconocimiento de documentos (contratos, facturas, tipos de expedientes, etc…), de forma exactamente igual a como lo haría una persona. Se hace además posible el inicio de flujos de trabajo en los múltiples trámites y procedimientos disponibles.

Athento se implantará en el Centro de Procesamiento de Datos de la DGT, en Madrid, donde gestionará una fuente de documentos con una capacidad de almacenamiento de más de 60 Terabytes de información y con las más estrictas medidas de seguridad e integridad.

De la trascendencia e importancia de esta implantación se han hecho eco numerosos medios como CMS Spain, Silicon News, La Opinión de Málaga, Málaga Hoy y Redes Telecom.